Relatório dos Administradores 2013
Nosso time joga para você ganhar!
O ano de 2013 foi marcado por um cenário econômico que não favoreceu o desempenho do mercado financeiro, o que impacta diretamente nas atividades das Entidades de Previdência Complementar. A Prevdata, embora não tenha atingido a meta atuarial em seus planos de benefícios, obteve rentabilidade superior à média dos outros fundos de pensão, mantendo sua rentabilidade histórica acima dos indicadores de mercado.
Fundada em 20 de dezembro de 1978, a Sociedade de Previdência Complementar da Dataprev – Prevdata, o fundo de pensão dos empregados da Dataprev, está, em 2014, em plena comemoração dos seus trinta e cinco anos de existência, e comemorando também os cinco anos do equacionamento e saldamento do Plano de Renda Vinculada – PRV, além do lançamento do Plano CV – Prevdata II.
São datas importantes a serem celebradas, porque representam o resultado de esforços para a consecução de um objetivo comum: a solidez e continuidade da Prevdata.
Um empregado admitido na patrocinadora em 1978, completando, portanto, trinta e cinco anos de casa e de contribuição ao INSS, pode se aposentar por tempo de contribuição e usufruir de seus benefícios do Regime Geral da Previdência Social, somado aos benefícios da Prevdata.
Nesses cinco anos do Plano CV - Prevdata II, temos sessenta meses de dedicação a um produto novo, que dá aos participantes o que há de moderno no mercado de proteção previdenciária. Ao final de 2013, o plano tinha 2957 participantes, acumulando sua poupança previdenciária, e já está pagando benefícios de Invalidez, Pensão e Auxílio Doença, com patrimônio superior a R$ 130 milhões. Este patrimônio é administrado pela equipe da Prevdata, mas pertence a cada um de nossos participantes que, ao completarem cinco anos de plano, já podem solicitar o início do recebimento da Renda Mensal de Aposentadoria, quando cumpridas todas as elegibilidades.
É importante também destacar o Plano PRV Saldado que, ao final de 2013, possuía 1752 participantes ativos e pagava mensalmente benefícios a 1440 assistidos.
Videoconferência com as Regionais sobre Prestação de Contas com os Diretores da Prevdata
Os pagamentos sempre foram feitos rigorosamente em dia e os recebimentos também. Nossa patrocinadora, a Dataprev, mantém-se pagando pontualmente seus compromissos assumidos com nossos participantes.
Gostaríamos de deixar registrado nosso profundo agradecimento a todos da Dataprev e Prevdata, que contribuíram para a construção da história desta Entidade, que sempre continuará buscando a excelência no atendimento de seus participantes,
assistidos e beneficiários, seu valor estratégico,
seu objetivo de existência.
Alguns exemplos do que temos realizado, e especialmente do que realizamos em 2013, são apresentados neste Relatório dos Administradores.
Boa leitura!
Controle e Governança
A Prevdata vem adotando práticas que visam a melhoria e eficácia de seus controles internos e monitoramento de riscos. Em 2013, foi realizado o acompanhamento e o monitoramento dos riscos mais relevantes e a implementação de plano de ação para mitigar os riscos considerados de alto impacto.
Paulo Sergio Santos do Carmo, Presidente, Ary Follain Junior, Diretor de Atendimento e Seguridade e Carlos Eduardo Gomes Villar, Diretor de Administração e Finanças, atuaram na busca de soluções para os desafios inerentes à administração da entidade.
Ações de Comunicação
Concurso Dia do Aposentado
Para comemorar o Dia do Aposentado, a Prevdata lançou um Concurso de Frases, cujo tema foi “Aposentadoria: uma nova fase de vida”. O vencedor foi premiado com a participação em evento promovido pela ABRAPP - Associação Brasileira das Entidades Fechadas de Previdência Complementar - comemorativo à data, realizado em São Paulo.
Calendário 2013
Capa e página do Calendário 2013
A Prevdata presenteou os empregados da Dataprev e da própria Prevdata com calendários, com frases temáticas. O objetivo foi propor uma reflexão constante, todos os dias do ano, sobre previdência, planejamento de futuro e o Plano CV - Prevdata II. A grande movimentação em torno do calendário, cobrando o envio, sugerindo formatos e variações, demonstrou o acerto que a peça “calendário” representou na comunicação com os participantes e demais empregados da Dataprev. Para os assistidos foram distribuídos imãs de geladeira no formato de calendários com os principais contatos da entidade.
Educação Previdenciária – Vídeo sobre o saldamento
Utilizando um novo recurso para facilitar a comunicação com participantes e assistidos, o Comitê de Comunicação preparou vídeo informativo, em forma de animação, com o personagem Previberto, apresentando esclarecimentos sobre o equacionamento e saldamento do plano PRV (“plano antigo”), como uma ferramenta complementar para esclarecimento a nossos participantes.
Encontro de Previdência Complementar
Encontro de Previdência Complementar - Botafogo
Em evento, no dia 28 de maio, promovido pela Prevdata, nas instalações da Dataprev no Rio de Janeiro, em Botafogo, foram debatidos temas que incluíram abordagem geral e conjuntural de Previdência Complementar, de Investimentos, discussões sobre os dois planos de previdência administrados pela Entidade e o reflexo da economia do país nos fundos de pensão.
O encontro registrou a presença de um público de mais de 60 pessoas, entre ativos, assistidos e não participantes.
Palestrantes conceituados do mercado, além de diretores e técnicos da Prevdata, apresentaram palestras e tiveram a oportunidade de orientar, esclarecer questões atuariais e financeiras, além de trocar experiências, transmitindo transparência e trabalhando uma imagem positiva da entidade.
Os participantes do evento saíram com a certeza de que, cada vez mais, devem se informar sobre seus planos de previdência e entendê-los melhor, tendo sido incentivados a disseminar as informações para os colegas, buscarem conhecer a instituição e também atrair novos participantes.
Empréstimo eletrônico
Em 2013, a Prevdata ousou e passou a oferecer nova ferramenta para a concessão de empréstimo: o empréstimo eletrônico. Projeto resultado de trabalho conjunto das áreas de TI, Empréstimo e Jurídico, possui dentre suas grandes vantagens a redução de tempo do encaminhamento do pedido de empréstimo, por malote ou Correio, e também evita que o participante tenha que se deslocar até a Entidade. A novidade foi comemorada pelos participantes e assistidos, sendo tratada como inovadora no segmento de previdência complementar.
Cartaz da campanha
Por meio de uma autorização disponível no site, que só precisa ser assinada uma vez, o participante aceita as normas do empréstimo e garante futuras solicitações eletrônicas. Após a validação deste documento pela Prevdata, novas concessões passaram a ser feitas sem a necessidade de assinatura em papel, representando, também, economia significativa e uma atitude sustentável.
Para a implantação da concessão eletrônica do empréstimo, foram disponibilizados e divulgados os documentos necessários, o passo a passo para operacionalizar a concessão e feita campanha com distribuição de brindes para as 100 primeiras pessoas que enviassem a Autorização para Concessão de Empréstimo Eletrônico – ACEE.
Foram também utilizados cartazes e comunicados aos diversos públicos, além de criação de área específica no site.
Extranet: a intranet da Prevdata
A Extranet, a intranet da Prevdata, foi desenvolvida pela área interna de TI, em parceria com o Comitê de Comunicação, e tem sido um veículo de comunicação interna para os empregados da entidade, substituindo o antigo Informativo Prevnews, além de facilitar o acesso a normativos internos, informações de recursos humanos, sistemas corporativos, sistemas de uso diário dos empregados, notícias, lançamentos, aniversariantes do mês, período de férias dos empregados, rentabilidade dos planos, fotos, arquivos e formulários internos.
Como o próprio nome diz, a Extranet pode ser alcançada de qualquer acesso pela internet, mesmo de fora da empresa.
Comemoração 35 anos Prevdata
No dia 20 de dezembro de 2013 a Prevdata completou 35 anos.
Desde o início de nossas atividades, a Prevdata vem buscando proporcionar uma melhor qualidade de vida aos seus participantes na aposentadoria, e 35 anos é um marco de maturidade e experiência.
Marca 35 anos da Prevdata
Para comemorar data tão especial, a Prevdata ofereceu um café da manhã, na própria sede, no Rio de Janeiro, ao qual estiveram presentes seus empregados, conselheiros e ilustres convidados, incluindo um representante dos nossos assistidos e o participante mais jovem da Prevdata.
Foi desenvolvida marca comemorativa dos 35 anos da entidade, com design que faz referência ao logotipo da Prevdata, com o objetivo da celebração do aniversário. Seu uso foi padronizado nos papeis de carta, site, material de divulgação, além do uso de etiquetas em toda a papelaria. A nossa marca de aniversário acompanha as páginas deste relatório.
Concurso de Fotografia e Calendário Prevdata 2014
Comissão julgadora do Concurso de Fotografias promovido pela Prevdata
Em comemoração aos 35 anos da entidade, o Comitê de Comunicação criou um Concurso de Fotografias, cujas fotos vieram a ser usadas para ilustrar o calendário 2014 da Prevdata. O tema do concurso foi “Qual a fórmula para se viver bem? Clique a sua”. O concurso superou as expectativas devido à quantidade e qualidade das fotografias recebidas dos participantes e assistidos.
A comissão julgadora foi composta por dois empregados da Prevdata, dois da Dataprev e uma profissional da empresa de comunicação que presta serviços à Prevdata.
Prevdata vai até você
Devido à amplidão geográfica da patrocinadora, o Programa de visitas às instalações da Dataprev “Prevdata vai até você” continua sendo muito importante na comunicação e no relacionamento com o participante, oferecendo diversos eventos, como Prestação de Contas, Explicações sobre o Plano CV – Prevdata II, Atendimento personalizado aos participantes e empregados não participantes. Neste ano também passamos a utilizar mais o recurso de videoconferência, conseguindo realizar reuniões e debates com os estados que não receberam visitas.
Dentro das limitações orçamentárias, sempre se procurou priorizar as visitas a localidades com maiores quadros de pessoal e recentes admissões, não deixando de lado, entretanto, a atenção e respeito necessários a todos os participantes, independente de sua localização.
Em 2013, a Prevdata esteve em RN, MG, SC, PB, ES, SP, DF, MS, CE e muitas outras regionais participaram de videoconferências. Foram realizados 622 atendimentos personalizados nas unidades da Dataprev. Podemos verificar, mais uma vez, o efeito do programa Prevdata vai até você no aumento das adesões ao Plano CV – Prevdata II e das contribuições normais e adicionais ao plano, bem como em pedidos de alterações cadastrais, durante as visitas e nas semanas posteriores aos eventos.
Prevfolha
Prevfolha
O jornal Prevfolha, instrumento de divulgação e integração da entidade com seus participantes e assistidos, ao longo do ano de 2013, teve duas edições publicadas, uma em março e outra em setembro, com destaque para os seguintes temas: Efeitos da redução da Meta Atuarial; Percentual das contribuições para a Prevdata; Entrevista com Conselheiro Fiscal; Encontro dos Representantes Regionais; Empréstimo Eletrônico; Como os altos e baixos do mercado refletem nos fundos de pensão; Concurso de Fotografia e Instrução Normativa 1343/13 da Receita Federal.
Campanhas
Programa de Educação Financeira e Previdenciária
Em 2013, a Superintendência Nacional de Previdência Complementar – Previc aprovou, pelo 3º ano consecutivo, o Relatório de Acompanhamento do Programa de Educação Financeira e Previdenciária da Prevdata.
A aprovação registra importante conquista, resultado do trabalho realizado por toda equipe da Prevdata, no sentido de disseminar conhecimentos relativos aos conceitos previdenciários e financeiros, junto aos seus diversos públicos, e resulta na dispensa do encaminhamento do Relatório Anual de Informações - RAI por meio impresso aos participantes e assistidos.
O fato da Prevdata estar desobrigada pela Previc de remeter o RAI impresso às residências representa uma economia significativa, de aproximadamente R$ 42 mil, que envolve o custo da impressão e o envio pelos Correios.
Durante o ano de 2013, todos as ações foram registradas, bem como suas metas e indicadores, com o objetivo de buscarmos nova aprovação pela Previc.
Aumento de contribuições normais, contribuições adicionais e aportes
Foi realizada campanha para incentivo aos participantes com contribuição reduzida a aumentarem sua contribuição mensal ao Plano CV – Prevdata II, aproveitando a paridade da Dataprev. Foram enviadas malas diretas por email, destacando a utilização do simulador no site e a importância de aumentar a contribuição ao plano.
No final do ano, por meio de cartazes fixados nos quadros de avisos da Dataprev, informativos no site e comunicados, destacou-se a importância de aumento da poupança previdenciária, com o aporte adicional, utilizando o décimo terceiro salário, Participação nos Lucros e reajuste salarial, e principalmente, enfatizando o incentivo fiscal no Imposto de Renda.
Meta Atuarial e Plano de Custeio 2013
Por meio de filme ilustrativo, simuladores, palestras presenciais, videoconferências e comunicados pela internet, a Prevdata informou a redução da Meta Atuarial e seus efeitos, esclarecendo o contexto da economia no país e o impacto para os planos de benefícios. Foram feitas abordagens sobre a nova legislação e o impacto da imposição da nova variável nos cálculos atuariais, esclarecido o funcionamento da variável nas diferentes modalidades de planos de benefícios e, em especial, no custeio previsto aos planos da Prevdata.
Gestão de pessoas
Quem Somos?
No final do ano de 2013, a distribuição dos cargos de confiança demonstrou que a maioria dos cargos são ocupados pelo gênero masculino (80%), incluindo a diretoria executiva, conforme figura (1), bem como com seu quadro funcional também composto pela maioria dos empregados do gênero masculino (63%), conforme figura (2).
A Entidade mantém um programa de incentivo à graduação e pós-graduação, financiando parte das despesas dos cursos para os empregados se qualificarem. Observamos na figura (3) o nível de instrução dos empregados e na figura (4) a distribuição por remuneração.
Teatro e Palestra
A Prevdata proporcionou aos empregados o espetáculo “Te Cuida, Mané”, com o Grupo de Teatro da Fundação Real Grandeza, incluindo bate-papo sobre Saúde e a importância da prevenção de doenças com o médico Coordenador da RHMED, empresa responsável pela saúde e qualidade de vida no trabalho.
Benefícios
Os benefícios oferecidos aos empregados e dependentes são: previdência complementar, assistência médica e hospitalar, seguro de vida em grupo, auxílio funeral, auxílio alimentação e/ou refeição, vale transporte, reembolso escolar, auxílio pré-escola, auxílio graduação e pós-graduação.
Terceirizados
Durante o exercício de 2013, a Prevdata manteve quatro prestadores de serviços internos, alocados nas suas dependências, exercendo atividades de serviços gerais.
Vacinação
A Prevdata promoveu campanha da vacina Antigripal Influenza para seus empregados.
Despesas com pessoal da Prevdata (despesa do PGA, que serve a ambos os planos de benefícios)
Critérios e indicadores utilizados para o pagamento de remuneração variável
A Prevdata estabeleceu critérios para recompensar os resultados de desempenho dos empregados no cumprimento de metas alcançadas em 2013, oferecendo um bônus em pecúnia. A apuração das metas ocorre no início do exercício, considerando o resultado do exercício anterior. O valor do bônus para o exercício de 2013 foi de R$ 45 mil, a ser pago de forma ponderada com base nos salários dos contemplados. O pagamento do bônus será efetuado em parcela única, proporcionalmente aos percentuais alcançados para cada meta.
Despesas com prestadores de serviços da Prevdata (despesa do PGA, que serve a ambos os planos de benefícios)
Despesas que no exercício tenham superado 10% das despesas totais (despesa do PGA, que serve a ambos os planos de benefícios)
A Prevdata não realizou gastos individualizados que tenham superado 10% das despesas totais. Cabe destacar que os gastos com o grupo de Despesas Gerais totalizou R$ 1.304 mil. Abaixo destacamos os maiores gastos deste grupo:
